Canal ético

Procedimiento de gestión de informaciones

Versión 1.0 (borrador) · Aprobada por el órgano de administración el [fecha del acuerdo]

Este procedimiento desarrolla el artículo 9 de la Ley 2/2023 y regula cómo se reciben, tramitan y resuelven las comunicaciones del canal ético.

1. Vías de comunicación

• Por escrito: formulario en línea del canal ético (anónimo o identificado) o carta en sobre cerrado dirigida al Responsable del Sistema a la dirección de la empresa.
• Verbalmente: reunión presencial con el Responsable del Sistema, que se celebrará en un máximo de 7 días desde la solicitud.

Las comunicaciones verbales se documentan, previo consentimiento de la persona informante, mediante grabación en formato seguro y duradero o mediante transcripción completa, que podrá comprobar, rectificar y firmar.

2. Recepción y registro

Toda comunicación recibe un número de registro y se anota en el libro-registro, que recoge la fecha de recepción, el objeto, las actuaciones realizadas, las medidas adoptadas y la fecha de cierre. El libro-registro no es público y solo puede consultarse por petición razonada de la autoridad judicial competente.

Se envía acuse de recibo en un plazo de 7 días naturales, salvo que pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.

3. Admisión

El Responsable del Sistema comprueba si los hechos entran en el ámbito de la Ley 2/2023 y decide:

• inadmitir la comunicación si los hechos carecen de toda verosimilitud, no constituyen infracción, carecen manifiestamente de fundamento o no aportan información nueva sobre hechos ya investigados;
• admitir la comunicación y abrir la investigación;
• remitir de inmediato al Ministerio Fiscal si los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito (o a la Fiscalía Europea si afectan a los intereses financieros de la UE).

4. Investigación

• Se mantiene comunicación con la persona informante, a través del propio canal, para pedirle información adicional si hace falta.
• La persona afectada es informada de las acciones u omisiones que se le atribuyen y es oída, en el momento y forma que no frustren la investigación.
• Se respetan la presunción de inocencia, el honor y la confidencialidad de todas las personas implicadas.
• Quienes participen en la investigación quedan sujetos a deber de confidencialidad.
• Si la persona que debe investigar tiene un conflicto de interés, se abstiene y la investigación se encarga a otra persona.

5. Resolución y plazos

La investigación termina con un informe del Responsable del Sistema y la decisión que corresponda (archivo, medidas disciplinarias, correctivas o remisión a las autoridades). La respuesta a la persona informante se da en un plazo máximo de 3 meses desde el acuse de recibo, ampliable hasta otros 3 meses en casos de especial complejidad.

6. Canales externos

Toda persona puede dirigirse también a la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.), a la autoridad autonómica competente si la hubiera y, cuando corresponda, a las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea.

7. Conservación

Los datos se conservan solo el tiempo necesario para decidir si se investiga. Si en 3 meses no se han iniciado actuaciones, se suprimen, salvo para dejar evidencia del funcionamiento del sistema de forma anonimizada. Los registros del libro-registro se conservan como máximo 10 años.